Как сверять расходы на интернет-рекламу в конце месяца

В конце месяца маркетолог показывает отчет из рекламного кабинета, бухгалтер видит банковские списания, а руководитель сравнивает результат с утвержденным бюджетом. Цифры могут не совпадать, хотя каждый сотрудник использует правильный источник.

Причина в разной логике учета. Рекламная платформа фиксирует расход по дате показа. Банк отражает момент списания. Закрывающий документ может быть сформирован позже. Если не договориться о едином периоде и формате отчета, команда будет каждый месяц искать несуществующую ошибку.

Для сверки понадобятся четыре группы информации:

1. отчет по расходам из Meta, Google Ads или TikTok;
2. история платежей и транзакций;
3. банковская выписка;
4. договоры и закрывающие документы.

Одного скриншота из Ads Manager недостаточно. Он показывает рекламный результат, но не всегда подтверждает, кто оплатил услугу, когда прошла операция и какие дополнительные расходы возникли.

Установите календарный месяц и одинаковые даты во всех отчетах. Обратите внимание на часовой пояс рекламного аккаунта. Кампания могла потратить бюджет вечером 31 июля, а банк провел списание уже 1 августа.

Не пытайтесь искусственно сделать цифры одинаковыми. Сначала зафиксируйте разницу по датам. Иногда ее достаточно перенести в следующий отчетный период.

Если у компании несколько брендов или рекламных кабинетов, не объединяйте их сразу.

Создайте отдельную строку для каждого аккаунта:

• название проекта;
• идентификатор аккаунта;
• платформа;
• валюта;
• расход за период;
• ответственный маркетолог.

Так бухгалтер сможет связать платеж с конкретным направлением, а руководитель увидит, куда ушел бюджет.

Расход и платеж могут происходить в разные дни. При автоматических платежах Google Ads списывает средства после достижения порога или первого числа месяца. Поэтому один месяц может содержать несколько операций.

В Meta также важно смотреть не только сумму кампаний, но и раздел счетов и оплаты. Зафиксируйте дату, статус и способ каждого платежа. Не включайте в итог операцию со статусом ожидания как окончательно проведенную.

Найдите соответствующие операции в выписке. Если кабинет использует доллары, а счет открыт в тенге, запишите обе суммы. Отдельно укажите курс и комиссию банка, если она есть.

Если платеж отклонен, его нельзя считать расходом только потому, что попытка появилась в истории. Сначала проверьте, были ли деньги окончательно списаны или только временно заблокированы.

Удобно использовать следующие категории:

• рекламный бюджет;
• НДС и другие налоги по применимой схеме;
• банковская конвертация;
• комиссия сервиса;
• возврат или корректировка;
• задолженность на конец периода.

Такой подход объясняет, почему сумма в рекламном кабинете не равна движению по счету. Маркетинговый бюджет показывает стоимость размещения, а финансовый расход включает сопутствующие операции.

Точный комплект зависит от способа оплаты, договора и статуса бизнеса. На практике бухгалтерии могут понадобиться счет, акт выполненных работ или оказанных услуг, ЭСФ, платежное поручение, банковская выписка и отчет, связывающий платеж с рекламным аккаунтом.

Чек или квитанция иностранной платформы не всегда заменяет казахстанские первичные документы. При этом нельзя универсально утверждать, что один и тот же набор подходит каждому ИП и ТОО. Требования нужно проверять для конкретной операции.

Подробнее список разобран в статье о том, какие документы по рекламе нужны бизнесу.

Расходы, связанные с деятельностью по получению дохода, должны иметь подтверждение. Поэтому документы лучше обсуждать до запуска рекламы. Если сначала несколько месяцев платить разными картами, а затем восстанавливать историю, часть операций будет трудно связать с компанией.

Маркетолог должен передавать понятный отчет, а не набор скриншотов. В нем достаточно указать платформу, аккаунт, период, валюту, рекламный расход и ссылки на выгрузки.

Бухгалтер добавляет банковские операции, налоги и документы. После этого стороны фиксируют расхождения и их причины.

Полезно назначить срок. Например, маркетолог передает выгрузку до третьего рабочего дня, бухгалтер завершает сверку до пятого. Тогда ошибки обнаруживаются быстро, а не перед сдачей отчетности.

Для каждого аккаунта создайте одну строку со следующими полями:

1. проект и рекламная платформа;
2. идентификатор кабинета;
3. отчетный период;
4. расход в валюте кабинета;
5. сумма списаний в тенге;
6. банковская комиссия;
7. налоговая часть;
8. комиссия сервиса;
9. номер и дата документа;
10. комментарий по расхождению.

В конце добавьте три итога: чистый медиабюджет, сопутствующие расходы и общая сумма. Такой отчет понятен маркетингу, бухгалтерии и руководителю.

При небольших бюджетах достаточно одного раза в месяц. Если компания активно масштабирует рекламу, проверяйте платежи каждую неделю. Это позволяет заметить рост курса, изменение платежного порога или задолженность до остановки кампаний.

Перед выходными убедитесь, что лимит карты достаточный, а ответственный сотрудник получает уведомления. Крупные рекламные запуски не должны зависеть от одного человека, который единственный имеет доступ к оплате.

Если прямые платежи создают постоянные расхождения, сравните их с оплатой через казахстанский сервис. Смотрите на полный процесс: договор, зачисление бюджета, доступ к аккаунту, акт, ЭСФ и поддержку.

Подробнее о принципах учета читайте в материале про расходы на онлайн-рекламу.

Подключить рекламный кабинет с сопровождением можно через RisePay. Перед началом работы запросите актуальный список документов и условия для вашего режима налогообложения.